La tecnología, una Inversión inteligente en tu empresa

Photo by Alex Kotliarskyi on Unsplash

El grueso de la empresas en México son PYMES y/o startups con pocos recursos que generalmente no saben cómo invertir en tecnología. La tecnología es un excelente aliado para ser productivo sin importar el giro de la compañía.

En este artículo trataré de darte algunas ideas de inversión para tecnificar tu negocio que seguramente te serán de utilidad dependiendo de tus necesidades.

 

Información y su manejo.

Primero hablemos de uno de los productos que cualquier empresa genera, la información. Es muy común, en mi experiencia, ver cómo en la práctica los pequeños empresarios no tienen el mínimo cuidado de los documentos e información digital producida o que se requiere para su operación. En muchas ocasiones ni siquiera cuentan con respaldos.

Debemos ser conscientes que para garantizar la operación de cualquier empresa, lo único indispensable es la información, sí, inclusive sobre las personas, pues aún si estas fuera reemplazadas por otras, gracias a los procesos documentados sería viable normalizar los servicios en un corto tiempo.

Al día de hoy, hay muchos medios de garantizar el adecuado resguardo de este insumo/producto tan importante. Una de las soluciones más económicas es la «nube», ya sea como mero repositorio de archivos o bien con sistemas integrados como Microsoft Office 365 o Google Suite, entre los más conocidos.

Para el caso de empresas mas robustas es recomendable pensar en una unidad de almacenamiento en red (NAS, por sus siglas en inglés). La soluciones comerciales suelen ser costosas, sin embargo es conveniente voltear a ver el software libre para conocer opciones más asequibles.

 

Equipamiento adecuado.

Parece un tema poco relevante, pero es uno de los principales errores que cometen los dueños de las pequeñas empresas. En tecnología generalmente mas caro suele significar mejor, pero qué tanto debemos invertir sería la pregunta… depende de para que vayamos a usar cada equipo.

Antes de pensar en computadoras, recomiendo hacer un análisis de las funciones de cada puesto que pudiera requerir un equipo y sólo adquirir lo que es necesario, reasignando el que con el que ya contamos. Sin embargo hay que tener siempre en mente que vamos a crecer. Nunca, nunca adquirir equipo que va dirigido a uso casero, sean computadoras o impresoras, pues tienden a tener características que seguramente en un futuro nos obligarán a gastar más.

 

Comunicaciones.

Al día de hoy el internet es una de las principales herramienta de cualquier empresa, no sólo es necesario pensar en una buena conexión, rápida y estable, sino en una alternativa en caso de que la principal falle. En nuestro país es bien sabido que los servicios de soporte de las empresas de telecomunicaciones son bastante lentos y malos, así que mas vale contar con un plan B, cuando esto sea posible.

Si bien la telefonía fija ha pasado a segundo término no deja de ser un elemento clave para nuestros negocios, debemos combinarla con la tecnología celular aprovechando los paquetes de datos y con ello lograr una buena comunicación con nuestro personal, clientes y proveedores. Todo esto resulta francamente económico en éstos tiempos.

No hay que escatimar en este punto, la comunicación es elemental para el crecimiento de un negocio sin importar el tamaño.

Un buen mensajero instantáneo, preferentemente empresarial, puede hacer la diferencia en el desempeño de nuestro equipo, por mencionar algunos está Slack, Microsoft Teams, Skype for Business, etc.

 

Software.

Sin duda alguna, este es un tema sensible, pues la alternativa sencilla para muchas PYMES es la piratería, sin embargo en este punto debo de ser mas disruptivo y para ello lo iremos abordando poco a poco en las siguientes líneas.

Es básico e importante que al comprar equipos incluyan el sistema operativo preinstalado, típicamente Microsoft Windows, de esta manera será mucho mas económico que comprar posteriormente la licencia. Adicionalmente, en el ámbito empresarial es muy recomendable siempre elegir la versión Profesional, con ello garantizamos que el equipo va dirigido a un entorno corporativo y nos permitirá el ligarlo a un posible servidor Windows de la empresa explotando al máximo las posibilidades del entorno multiusuario.

Respecto al software de ofimática me costa que se puede trabajar con alternativas de software libre en muchos casos (LibreOffice, OpenOffice, FreeOffice, etc.), o bien optar por modalidades de renta como los mencionados al principio del artículo. Si tienes una startup es tu oportunidad de empezar bien tu hazaña en los negocios.

Probablemente en otros casos la decisión sea más difícil, por ejemplo los programas de dibujo asistido (CAD), edición de fotográfica, audio, video, etc. Para ellos te recomiendo informarte en el sitio de los fabricantes, al día de hoy cuentan con alternativas de mucho menor costo sacrificando características poco comunes (por ejemplo Autodesk AutoCAD LT) que en la mayoría de los casos resulta suficiente, o nuevamente pensar en planes de arrendamiento.

 

Conclusión.

Hay que considerar siempre que la tecnología es nuestra aliada, pero acompañada de capacitación, no importa si es auto gestionada. Típicamente hay alguien que sabe más de un tema que nos pueda compartir su conocimiento.

Si bien no hablamos de publicidad, al día de hoy llegar a las personas que les pudiera interesar nuestros servicio resulta fácil y económico haciendo uso de las redes sociales. Acércate a un asesor para entender cómo funcionan las ventas por estos nuevos medios.

Dedica un poco de tiempo a pensar en tu inversión y crecimiento tecnológico seguramente va a redituar en la productividad de tu empresa o negocio.

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Autor: Barbarín Rionda Ramírez, Ingeniero con más de 20 años de experiencia en Tecnologías de la Información y Diseño de Procesos.

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